Garder un œil sur votre flotte de véhicules d’entreprise peut sembler une tâche herculéenne. Entre les frais de carburant, d’entretien et d’assurance, il y a tellement de variables à surveiller. Le moindre faux pas ou le moindre oubli peut entraîner une perte financière importante pour votre entreprise. La mise en place d’un système organisé vous aidera à identifier les signaux d’alarme et à remettre les choses sur la bonne voie avant qu’elles ne deviennent incontrôlables. Voici quelques conseils pour faciliter au maximum le suivi de votre flotte.
Décidez d’une plateforme et tenez-vous-en à celle-ci.
Sommaire
Si vous avez l’intention de suivre une flotte de véhicules, il est essentiel que vous disposiez d’une plateforme unique et fiable pour le faire. Essayer d’utiliser un système différent pour chaque véhicule ne fera que vous causer plus de maux de tête, à vous et à vos employés. Il existe un grand nombre d’excellentes plateformes de suivi de flotte, il ne devrait donc pas être trop difficile d’en trouver une qui fonctionne pour vous et vos employés.
Suivez tout
Commençons par les bases. Vous devez suivre de près les niveaux d’huile et de carburant, la pression des pneus, les heures de fonctionnement, les rapports d’entretien et le kilométrage. Ces informations sont essentielles pour identifier les problèmes de sécurité potentiels et peuvent vous aider à éviter les amendes et les citations dues à la négligence. Les niveaux de carburant et d’huile sont assez évidents, mais vous devriez également vérifier régulièrement la pression des pneus. Vous seriez surpris de voir combien de conducteurs oublient de le faire. Et comme nous le savons tous, des pneus qui ne sont pas correctement gonflés peuvent entraîner des accidents.
Utilisez le suivi GPS pour identifier les zones à problèmes.
Le suivi par GPS peut être extrêmement utile pour déterminer où vos conducteurs passent le plus de temps. Comme les systèmes GPS suivent les informations relatives à la localisation, à l’entretien et au ravitaillement en carburant, vous pouvez avoir une idée précise de ce qui se passe au volant. Si vous disposez de quelques véhicules équipés d’un système GPS, vous pouvez établir une carte visuelle des itinéraires pour déterminer les zones dans lesquelles vos conducteurs passent le plus de temps. Si vous disposez de suffisamment de données pour établir une carte, vous pouvez l’utiliser pour voir où vous pourriez avoir un problème. Si un itinéraire particulier apparaît trop souvent, il peut être judicieux d’avoir une conversation avec le conducteur sur les alternatives possibles.
Utilisez le suivi numérique pour une meilleure tenue des dossiers
Si vous conservez des dossiers papier sur l’entretien, le carburant et d’autres informations relatives aux véhicules, vous vous exposez à de nombreux problèmes potentiels. Tout d’abord, vous risquez de perdre les dossiers papier, ce qui est extrêmement gênant. Deuxièmement, vous risquez d’avoir des problèmes juridiques importants si ces documents sont cités à comparaître. Il est important de conserver les dossiers numériques. Ils sont faciles d’accès, faciles à partager et faciles à sécuriser.
Soyez transparent avec les employés
C’est l’une des choses les plus importantes que vous puissiez faire lorsqu’il s’agit de suivre votre flotte. Vous voulez que vos employés sachent que vous gardez une trace de tout et qu’ils comprennent clairement pourquoi vous le faites. Ainsi, chacun se sentira plus à l’aise et moins stressé quant à la sécurité de son emploi. Cela vous aidera également à détecter les problèmes avant qu’ils ne se transforment en problèmes graves. Si un conducteur sait que l’entreprise dispose d’un système de suivi GPS de son véhicule et de registres de carburant, il est beaucoup moins susceptible d’essayer de s’en tirer.
Conclusion
Comme vous pouvez le constater, le suivi de la flotte de véhicules de votre entreprise présente de nombreux avantages. En mettant en place un système bien organisé, vous pouvez facilement identifier les zones à problèmes et éviter les amendes coûteuses et les problèmes de maintenance. Il est important de choisir une plateforme unique de suivi de flotte et de suivre toutes les procédures nécessaires relatives aux véhicules. Une fois que tout sera en place, il sera facile de suivre l’évolution de votre flotte et de repérer les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent incontrôlables.